Een incassobureau is een onderneming die zonder bijzondere bevoegdheden in opdracht van hoofdzakelijk andere ondernemingen openstaande vorderingen probeert te innen. Een incassobureau verleent zijn diensten meestal tegen een vergoeding, die de schuldeiser verhaalt op de schuldenaar, waarbij het incassobureau naast de hoofdsom ook deze vergoeding probeert te incasseren.
Schuldeisers kunnen ofwel incidenteel gebruikmaken ofwel zich "abonneren" op de diensten van een incassobureau.
Een incassobureau kan ook de hele vordering kopen door middel van cessie dan wel via het vestigen van een pandrecht. Voor een cessie is wel mededeling aan de schuldenaar vereist. Het incassobureau wordt zo zelf de schuldeiser en loopt daarmee een risico: als een incassobureau een vordering niet kan innen, om wat voor reden dan ook (bijvoorbeeld een faillissement, succesvol verweer of inhoudelijke argumenten van de debiteur), zal het de koopprijs betaald voor de cessie kwijt zijn. Weinig incassobureaus maken gebruik van cessie.
Er bestaan ook zogenaamde debt traders, die oninbare vorderingen voor lage bedragen (bijvoorbeeld 25% van de nominale waarde) kopen en vervolgens het volle bedrag trachten te innen. Tegenwoordig zijn er ook websites die schuldeisers helpen bij het vinden van het juiste incassobureau. Op deze sites kunnen schuldeisers direct meerdere offertes aanvragen voor hun incasso-opdracht.
Veelal stellen incassobureaus dat ze werken op no-cure-no-paybasis; dit betekent dat in de gevallen waarin niets geïncasseerd wordt er geen kosten in rekening gebracht worden. Dit heeft meestal enkel betrekking op de fase waarin het incassobureau aanmaningen zendt; de kosten van een deurwaarder en gerechtelijke procedure vallen daar dan niet onder. Het is dus noodzaak goed te kijken welke kosten er wel en niet onder de no-cure-no-pay-afspraken vallen.
Door de financiële crisis is een nieuwe ontwikkeling ontstaan. Door de krachten te bundelen in een incassocoöperatie kunnen incassodiensten tegen zeer gunstige tarieven worden ingekocht. Op die wijze blijft incasso betaalbaar, ook voor de kleine ondernemers of verenigingen.
Diensten van een incassobureau Het incassobureau zal na het aannemen van een zaak aanmanende brieven aan de schuldenaar zenden. Meestal wordt alsnog betaald of een betalingsregeling afgesproken. Als dit echter geen effect heeft, zal alsnog tot dagvaarding kunnen worden overgegaan. Het incassobureau dient hiertoe een deurwaarder en eventueel zelfs een advocaat in te schakelen.
Incassobureaus hadden in Nederland van oudsher geen bijzondere wettelijke status en iedereen kon zonder vergunning een incassobureau beginnen. Dit gebrek aan regulering leidde tot misstanden in de branche. De Autoriteit Consument & Markt (ACM) constateerde in 2015 dat incassobureaus consumenten confronteerden met onterechte vorderingen, te hoge incassokosten berekenden en schuldenaren op ontoelaatbare wijze onder druk zetten.[nieuw] De problemen troffen met name consumenten uit lagere inkomensgroepen.[nieuw]
Op 1 april 2024 is de Wet kwaliteit incassodienstverlening (Wki) in werking getreden (Kamerstuk 35 733, aangenomen op 11 mei 2022), waarmee het beroep voor het eerst wettelijk werd gereguleerd. De wet stelt kwaliteitseisen op het gebied van vakbekwaamheid, omgang met schuldeisers en schuldenaren, informatievoorziening en klachtbehandeling. Alle medewerkers van incassodienstverleners dienen sinds 1 april 2024 in het bezit te zijn van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG).[nieuw] Incassodienstverleners moeten zich registreren in het Register Incassodienstverlening, dat wordt beheerd door screeningsautoriteit Justis.[nieuw] Bestaande dienstverleners hadden hiervoor tot 1 april 2025 de tijd; nieuwe dienstverleners moeten zich direct inschrijven. Zonder registratie mogen zij geen buitengerechtelijke incassowerkzaamheden meer uitvoeren. De Inspectie Justitie en Veiligheid houdt toezicht en kan bij overtredingen waarschuwingen geven, een last onder dwangsom of boete opleggen, of overgaan tot schorsing dan wel uitschrijving uit het register.[nieuw]
De wet geldt niet alleen voor incassobureaus, maar ook voor advocaten en gerechtsdeurwaarders die buitengerechtelijke incassowerkzaamheden verrichten. Voor hen geldt echter geen registratieplicht bij Justis, aangezien zij reeds onder eigen beroepsregisters en tuchtrecht vallen. De Wki is niet van toepassing op schuldeisers die vorderingen via een interne afdeling innen, noch op invorderingen door de overheid.[nieuw]
ACM (2015): https://www.acm.nl/nl/publicaties/publicatie/14892/Oneerlijke-praktijken-bij-incassobureaus Rijksoverheid (2024): https://www.rijksoverheid.nl/actueel/nieuws/2024/02/09/per-1-april-regels-voor-incassodienstverlening
Justis: https://www.justis.nl/producten/screening-incassodienstverlening/wat-houdt-de-wki-in
Sommige incassodiensten bieden pre-incasso aan. Dit is het in een vroeg stadium uit handen geven van een vordering, waarbij de druk op de schuldenaar telkens op 'subtiele' wijze wordt verhoogd en telkens (hogere) administratiekosten worden berekend. Sommige incassobureaus bieden een mogelijkheid tot uitbesteding van de gehele debiteurenadministratie.
Incassobureaus leveren soms kredietprofielen aan opdrachtgevers. Dit geschiedt op basis van informatie, die bedrijven, zonder het goed te beseffen, 'vrijwillig' zelf verstrekken, gecombineerd met publieke informatie over faillissementen, surseances en (wettelijke) schuldsaneringen. Hierdoor kan de opdrachtgever zich een beeld vormen van het bedrijf of de particulier met de eventuele kredietrisico's, voor men tot zaken overgaat. Lang niet ieder bedrijf wil vertrouwelijke bedrijfsinformatie vertrekken zonder enig zicht te hebben wat daarmee gebeurt, waardoor dit soort kredietprofielen maar een zeer beperkte betrouwbaarheid heeft.
Voor een bedrijf is inschakeling van een incassobureau niet altijd een uitkomst, maar voor een eenmanszaak is het vaak moeilijker om zelf achter wanbetalers aan te gaan. Te lang uitstaande vorderingen kunnen het bestaan van een onderneming serieus bedreigen en zelfs faillissementen veroorzaken. Tegen een vergoeding van doorgaans 15% (of meer) van het uitstaande bedrag, schrijft een incassobureau wanbetalers aan. Een ondernemer zal zich echter moeten realiseren dat het direct inschakelen van een incassobureau een zodanig "hard" middel is dat het een zakenrelatie vrijwel zeker zal beschadigen.
Kritiek Als er een geschil is over bijvoorbeeld de kwaliteit van een geleverd product en de ontevreden klant wil wegens wanprestatie (gedeeltelijk) niet betalen, geeft dit bedrijf vaak de vordering uit handen aan een incassobureau. Dit begint vervolgens extra kosten te berekenen en stuurt brieven. Als de klant vervolgens contact opneemt, weet het incassobureau niet van het geschil af, en stelt dat de klant voor klachten bij het bedrijf moet zijn. Het bedrijf beweert zijnerzijds echter dat "alles nu uit handen is gegeven", en dat de klant klachten maar met het incassobureau moet bespreken. De consument wordt zo van het kastje naar de muur gestuurd waardoor zaken onnodig escaleren. Een groot aantal consumenten geeft de moed op en betaalt om 'van het gezeur af te zijn'.
Een aantal incassobureaus is niet erg kieskeurig in het aannemen van werk en incasseren, bewust of onbewust, ook volop vorderingen waarvan over de rechtmatigheid zeer te twisten valt. Oplichters en acquisitiefraudeurs maken hier soms misbruik van door via een incassobureau een onterechte vordering een schijn van legitimiteit te geven.
Een ander punt van kritiek door consumenten betreft de werkwijze van incassobureaus. Ontoelaatbare werkwijzen zijn dreigen met bijv. beslaglegging of faillissement, nog voordat sprake is geweest van een procedure. Er zijn ook bureaus die, hoe dan ook, niet op inhoudelijke of juridisch-technische verweren van schuldenaren ingaan en slechts aanmaningsbrieven blijven sturen. Soms zelfs met precies dezelfde standaardtekst. Een ander argument is 'dat de schuldenaar dit ook had kunnen voorkomen: het incassobureau doet alleen zijn werk'. Soms voeren bureaus en bedrijven dit argument zelfs na een terecht verweer aan om zo alsnog de kosten bij de consument in de schoenen te schuiven: 'Als je het verweer eerder te berde had gebracht hadden wij geen incassobureau hoeven in te schakelen. Door dat niet te doen heb je zelf ook mede schuld.' Vraag is natuurlijk wat 'oorzaak' is en wat 'gevolg', en bovendien vervallen in principe bijkomende kosten wanneer de vordering zelf al onterecht is.
Men vraagt bijvoorbeeld informatie op bij banken en gemeentes terwijl die in principe een geheimhoudingsplicht hebben. Dit gebeurt vaak via vaste contacten die zelf vaak niet beseffen dat het doorgeven van de gegevens illegaal is. Medewerkers benaderen soms ook buren en kennissen van de debiteur om verhaalsmogelijkheden in kaart te kunnen brengen. Deze gegevens worden soms ook ongeoorloofd geregistreerd in dossiers en kredietprofielen, en (tegen betaling) doorgespeeld aan derden. In 2004 zijn nog verschillende boetes aan incassobureaus opgelegd door het College Bescherming Persoonsgegevens (CBP).
Kredietregistratie door een incassobureau kan ertoe leiden dat bedrijven of banken geen zaken meer willen doen met de geregistreerde. Kredietregistratie vindt echter meestal direct plaats bij het inschakelen en wordt ook gelinkt aan het adres. Wanneer iemand echter succesvol verweer voert (bijvoorbeeld omdat hij aan kan tonen dat de vordering allang betaald was) loopt hij desondanks nog risico dat hij door de onterechte registratie achtervolgd wordt.
Kritiek bestaat ook op het soms hoog laten oplopen van de incassokosten, boven de wettelijke norm.https://www.acm.nl/nl/publicaties/publicatie/14892/Oneerlijke-praktijken-bij-incassobureaus. Gearchiveerd op 6 juni 2023.
Incassofraude Soms is er werkelijk oplichting met voorbedachten rade in het spel waarbij het incassobureau weinig meer is dan een smoes om personen en ondernemingen geld afhandig te maken. Zo is het bijvoorbeeld gesignaleerd dat een incassobureau wel geld incasseerde voor de opdrachtgever maar dit niet afdroeg. Aan de andere kant is het ook voorgekomen dat een bureau verzonnen vorderingen trachtte te incasseren door middel van vals bewijs of intimidatie en dreigementen. In dit geval kan men het beste de politie waarschuwen en uiteraard in geen geval aan het bureau betalen.
De debiteur Debiteuren kunnen het beste contact zoeken met het incassobureau wanneer een incassobrief op de deurmat valt. Als de vordering terecht is, kan bij bonafide incassobedrijven vaak wel een betalingsregeling getroffen worden, terwijl over de wettelijke rente en de incassokosten te onderhandelen is.
Wanneer een incassovordering onterecht is, kan men het beste schriftelijk verweer voeren, bij voorkeur onder termijnstelling. Blijft een inhoudelijke reactie van de schuldeiser uit dan heeft de debiteur in ieder geval zijn positie in een, eventuele, juridische procedure versterkt.
Factoring Een incassobureau is niet hetzelfde als een factormaatschappij. Deze laatste neemt ook vorderingen over via verschillende juridische constructies, maar doet dit hoofdzakelijk in de Business-to-business-sfeer. Daarnaast zal een factormaatschappij slecht- of oninbare vorderingen weigeren over te nemen.
Advocaat